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직장에서 비 효율성을 공유하는 지식에 얼마나 많은 시간을 낭비하고 있습니까?
우리는 즉각적인 시대에 살고 있습니다. 인터넷에서 많은 정보를 사용할 수 있고 동료들과 소통 할 수있는 다양한 방법을 통해 질문에 신속하게 답변하고 작업이 하루 종일 빠르게 진행될 것으로 기대합니다.
그러나 지식이 조직 내에서 보존되지 않으면 이러한 기대가 항상 충족되는 것은 아닙니다. 사람들은 여행하고 휴가를 보냅니다. 우리는 우리 자신의 직업과 책임이 있으며 다른 사람들의 질문에 답하기 위해 연중 무휴 24 시간 사용할 수 없습니다. 우리의 고유 한 지식이 우리 머리 밖에 존재하지 않는다면, 때로는 동료들이 지식 없이는해야 할 일이있을 것입니다. 이로 인해 생산성이 크게 저하되며, 시간별로 회사의 수익에 상당한 영향을 미칩니다.
최초의 직장 지식 및 생산성 연구에서 다양한 산업 분야의 미국 직원 1001 명을 대상으로 설문 조사를 실시하여 고유 한 지식을 사용하고이를 극복해야하는 경험에 대해 최대한 많은 정보를 얻었습니다. 이 응답자의 3/4은 적어도 15 년 동안 일해 왔지만 반드시 같은 일을하는 것은 아닙니다. 그들 중 3 분의 1은 특별히 학습 및 개발 역량에서 일하기 때문에 조직에서 지식을 관리하는 방법과 관리하지 않는 방법을 더 깊이 이해할 수있었습니다.
우리가 발견 한 것은 직원들이 지식이 효율적으로 공유되지 않을 때보 다 생산성이 훨씬 떨어진다는 것입니다.
비효율적 인 지식 공유가 생산성을 저하시키는 방법
1. 지식을 얻기 위해 동료를 기다림
설문 조사에 참여한 직원들은 필요한 고유 한 지식을 가진 사람들과 연락하기 위해 매주 평균 5 시간을 보냅니다. 작업자 10 명 중 1 명은 그보다 두 배나 오래 기다리는 것이 드문 일이 아닙니다. 이 기간 동안 작업이 지연되거나 일시 중단되거나 모두 취소됩니다.
예를 들어 고객을 위해 프레젠테이션을 구성하는 방법에 대한 조언을 원한다고 가정 해보십시오. 여러 예를 보았고 각 예는 다르게 구성되어 있습니다. 고객을 누구보다 잘 알고 프레젠테이션에 접근하는 가장 좋은 방법을 알려줄 수있는 동료 Mandy에게 이메일을 보냅니다. 하지만 Mandy는 하루 종일 회의에 참석하며 회신하지 않습니다. 다음날 아침에 후속 이메일을 보내고 오후 늦게 마침내 그녀가 필요한 조언을 제공 할 수 있습니다.
Mandy의 응답을 기다리는 동안 당신은 다른 것들로 초점을 옮겼습니다. 그러나 귀하의 프레젠테이션은 정사각형 1에 고정되었습니다. 하루나 이틀의 잠재적 인 진행 상황을 잃어 버렸고 이제 마감일까지 모든 작업을 완료해야합니다.
2. 비효율적으로 지식 검색
직원은 누군가의 답변을 기다리는 동안 시간을 낭비하는 대신 스스로 앞서 나 가려고 할 수 있습니다. 그러나 그렇게하는 것은 종종 매우 비효율적입니다. 정보를 얻기 위해 온라인으로 로밍하고, 그들의 결정을 추측하고, 본질적으로 빨대를 파악합니다.
다시 신입 사원이 된 것 같아요. 그들 자신의 경험으로는 이런 상황에서 그들을 볼 수 없습니다. 그리고 적절한 경험을 가진 사람은 그 차이를 메울 수 없습니다. 설문 조사에서 직원들은 매주이 모드에서 하루 종일 작업하는 8 시간을 보냈습니다.
시행 착오가 교육적 일 수 있다는 것은 사실입니다. 다음 번에 상황이 발생할 때 도움이되는 새로운 지식을 가지고 다른 쪽 끝을 나오는 경우가 많습니다. 그러나 사실은 동일한 지식을 습득하는 더 효율적인 방법이 남아 있습니다. 튜토리얼 비디오를 보거나 회사가 보존에 투자 한 다른 형태의 지식에 액세스하는 데 8 시간도 채 걸리지 않습니다.
3. 노력 복제
비 효율성의 세 번째 원인은 직원이 고의로 또는 무의식적으로 다른 사람이 이미 수행했거나 현재하고있는 작업을 수행 할 때 발생합니다. 평균적으로 직원들은 매주 거의 6 시간을 "바퀴를 재발 명"하고 다른 사람들의 작업을 복제하는 데 보낸다고보고했습니다. 거의 3 명 중 1 명이 매주 6 시간 이상 중복 된 시간을 보냅니다. 14 %의 경우 중복 작업은 최소 10 시간이 걸립니다.
복제는 몇 가지 이유로 발생할 수 있습니다. 이미 작업을 수행 한 동료가 즉시 답변을 제공하거나 올바른 리소스를 안내하지 못할 수 있습니다. 또는 자신의 노력이 중복된다는 사실을 단순히 인식하지 못하고 다른 사람이 이미 문제를 해결하기 위해 노력한 솔루션을 찾는 데 무의식적으로 시간과 에너지를 투자 할 수 있습니다.
기존 작업을 복제하는 가장 일반적인 이유는 무엇입니까?
설문 조사에 참여한 직원의 약 3 분의 1은 다른 사람의 작업을 고의적으로 그리고 의도적으로 재창조하여 새로운 것을 시도하거나 배울 수 있도록했습니다.
그러나 직원의 70 % 이상에서 중복이 발생하는 이유는 한 사람이 같은 작업을하는 다른 사람에게 연락 할 수 없거나 다른 사람이 처음부터 그렇게하고 있다는 것을 모르기 때문입니다.
부분적으로 이것은 시간 문제입니다. 근로자의 20 %는 문제의 동료에게 연락 할 수 없었기 때문에 다른 사람의 작업을 복제한다고보고했습니다. 그 동료의 통찰력을 더 편리하게 사용할 수 있었다면 정보를 독립적으로 찾을 이유가 없었을 것입니다.
그러나 대부분의 경우 직원들이 기존 작업을 복제하는 이유는 작업이 이미 진행 중이거나 완료되었다는 단순한 인식 부족 때문입니다. 여기에서도 시간이 중요한 요소입니다. 프로젝트 마감일이 다가 오면 직원들은 잠재적 인 솔루션이 이미 존재하는지 조사하는 데 많은 시간을 소비하는 경우가 거의 없습니다. 따라서 조직의 과제는 관련 지식을 사용할 수있을 때 다른 작업자가 직접 문제를 해결하기 전에이를 신속하게 찾을 수 있도록하는 것입니다.
직원 가치 지식 보존
지금까지 작업장의 고유 한 지식과 효율성에 대한 우리의 그림은 근로자가 특정 작업에 얼마나 많은 시간을 소비하는지, 서로 다른 출처와 유형의 지식을 비교하는 것과 같은 시간과 비율에 따라 크게 구축되었습니다.
그러나 우리는 또한 응답자들에게 독특한 지식에 대한 그들의 견해와 태도에 대해 물었습니다. 직원들은 지식 손실 및 지식 공유에 대해 어떻게 생각합니까?
전반적으로 직원들은 경험을 통해 얻은 지식이 매우 가치 있고 이직률이 회사의 지식 자원에 부정적인 영향을 미쳐 회사에 시간과 비용을 모두 소모한다는 개념을 뒷받침하는 여러 진술에 동의했습니다.
또한 조직이 지식을 관리하는 방식에 대한 강한 감정도 발견했습니다. 63 %의 직원이 고유 한 지식이 보존 된 조직에서 일하는 것을 선호한다고 답했습니다. 비슷한 비율은 지식 공유 문화를 지원하지 않는 조직이 실수를하고 있다고 생각합니다.
고용주의 경우 직원 태도에 대한 평가에서 비롯되는 가장 큰 질문은 "우리는 어떻게해야합니까?"입니다.
설문 조사에 따르면 답 은 사람들이 알고 있는 것을 캡처하고 공유하는 방법을 찾는 것입니다.
고용주를위한 한 가지 요점은 직원을 위해 일하는 사람들이 직원이 퇴사 한 후에도 액세스 할 수 있도록 고유 한 지식을 보존 할 수있는 더 나은 방법을 원한다는 것입니다.
설문 조사에 참여한 1001 명의 직원 중 3 %만이 지식 보존 이 중요하지 않다고 생각했습니다. 85 %의 대다수는 그렇게 생각합니다.
필요한 정보를 얻기 위해 기다리거나 노력해야하는 직원이 지식 공유를 선호 할 가능성이 가장 높다는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 그러나 예상치 못하게 개인적으로 불편을 겪지 않은 직원이 크게 뒤처지지 않았습니다. 조직 내에서 정보에 쉽게 액세스 할 수있는 직원의 80 %가 여전히 지식 공유의 중요성에 대해 강하게 느끼고 있습니다. 개인적으로 지체에 직면하지 않은 직원의 77 %도 마찬가지입니다.
이것이 의미하는 바는 직원들이 지식 공유를 일반적인 불만 사항을 해결하는 방법 이상으로 간주한다는 것입니다. 그들은 일반적으로 그것을 좋은 생각으로 본다. 그리고 개인적으로 불편을 겪은 적이 있다면 훨씬 더 확신합니다.
따라서 고용주는 더 나은 지식 공유 방법을 찾기 전에 직원이 실망 할 때까지 기다리지 않아야합니다. 직원들은 지금 당장 준비가되어 있습니다.
공유되지 않은 지식으로 인해 얼마나 많은 비용이 발생합니까?
공유되지 않은 지식은 직원을 일상 업무에서 되돌려 놓아서 직원들의 생산성을 조금씩 떨어 뜨립니다. 그들은 정보를 기다립니다. 그들은 그것없이 발전하기 위해 고군분투합니다. 그리고 그들은 다른 직원들의 노력을 복제합니다. 전체 인력의 이러한 모든 비 효율성은 회사에 큰 손실을 가져옵니다.
지금까지 지식 공유 부족으로 인한 좌절감은 정량화가 어려웠 기 때문에 대부분 간과되었습니다. 이제 평균 직원이 지식을 찾고 기다리는 시간을 잃는 시간을 보여주는 실제 데이터를 사용하여 공유되지 않은 지식에 실제 비용을 할당 할 수 있습니다.
