전업 프로젝트 관리자이든 단일 이니셔티브의 프로젝트 관리자 역할만 맡든, 프로젝트 관리자는 팀이 수행하는 모든 단계를 계획하고, 탐색하고, 문서화할 책임이 있으며, 종종 프로젝트 관리 회의에서 세부적으로 개요를 작성하고 추적합니다. 모든 시선이 여러분에게 집중되어 있어 세부 사항 하나라도 놓치면 몇 달 동안 다시 작업해야 할 수도있습니다.

경험이 많은 프로젝트 관리자라면 누구나 알겠지만, 커뮤니케이션이 중요한 이유입니다. 프로젝트 관리자는 팀 진행 상황과 다음 결정이 필요한 사항 등 세부 사항을 전달할 수 있는 다양한 옵션이 있지만, 거의 보편적으로 사용되는 전략은 회의입니다 .

프로젝트 회의는 매우 중요합니다

대부분의 조직에서 회의는 프로젝트를 성공적으로 완료하는 데 필수적인 부분입니다. 이를 통해 프로젝트 관리자는 주요 세부 정보를 식별하고, 팀 협업을 촉진하고, 까다로운 문제를 해결하고, 정보에 입각 한 결정을 내릴 수 있습니다. 킥오프 회의, 주간 상태 회의, 이해 관계자 회의 또는 프로젝트 종료시 검토 회의 등 모든 프로젝트 회의는 목표를 달성하고 작업을 제 시간에 완료하며 필요할 때 피벗을 수행하는 데 필요합니다. 에.

물론 미팅을 더 효과적으로 만들기 위한 조언도 부족하지 않습니다. 그러나 지난 1~2년 동안 혁신적인 프로젝트 관리자들 사이에서 새로운 아이디어가 빠르게 인기를 얻기 시작했는데, 그 이유는 모든 회의에서 간단하게 구현할 수 있기 때문입니다. 보다 생산적인 회의 행동을 장려하는 데 놀라울 정도로 효과적입니다.

비밀은 무엇입니까? 모든 프로젝트 회의를 기록하십시오. 

이 아이디어가미친 소리처럼 들리나요? 하지만 아직 새로운 기능이기 때문에 그렇습니다. 이미 이를 시행하고 있는 조직이라면 그 가치가 충분합니다. 프로젝트 회의를 녹화하면 더 효과적일 뿐만 아니라 더 성공적인 프로젝트 관리자가 될 수 있는 5가지 방법을 소개합니다.

모든 프로젝트 관리 회의를 기록해야 하는 5가지 이유

1. 세부 사항을 잃어 버리거나 잊을 수 없습니다. 

프로젝트 회의를 녹화 할 때 발표되고 논의 된 모든 내용에 대한 정확한 기록을 만들 수 있습니다. "마지막 회의에서이를 다루지 않았습니까?"라고 생각한 적이있는 사람을위한 완벽한 대체 리소스입니다.

또한 중요한 요약을 제시하거나 마지막에 프로젝트를 검토 할 때가되면 어떤 결정이 내려졌고 프로젝트 전체에서 어떻게 결정되었는지에 대한 완전한 문서를 얻게됩니다. 즉, 해당 인텔리전스를 사용하여 다음 단계를 결정하거나 향후 프로젝트 관리를 개선하는 데 집중할 수 있습니다.

2. "일정 충돌"이라는 단어를 다시는 듣지 마십시오.

때로는 적절한 사람들을 동시에 모으는 것만으로도 중요한 프로젝트를 진행하는 데 가장 큰 장애물이 될 수 있습니다. 줌, 웹엑스, 고투미팅과 같은 화상 회의 도구는 지리적 거리의 문제를 줄일 수 있지만, 동시에 두 개의 다른 회의에 참석할 수 있는 것은 여전히 불가능합니다. 모든 사람의 일정이 이미 초과 예약된 시대에 숙련된 프로젝트 관리자는 모두에게 적합한 시간을 찾으면 금방 마감 기한에 쫓기게 된다는 것을 알고 있습니다.

회의를 녹화하고 공유하면 바쁜 팀원들이 회의가 끝난 후에도 회의를 시청하고 참여할 수 있는 옵션을 제공할 수 있습니다. 이러한 유연성 덕분에 몇 주 또는 몇 달 전에 미리 회의를 예약하지 않아도 팀이 프로젝트와 다른 모든 작업의 균형을 맞출 수 있습니다. 

3. 프로젝트 관리 회의 중 집중력과 참여도 향상

팀원들이 프로젝트 회의 중에 상세한 메모를 하는 것은 긍정적인 일처럼 보이시죠? 하지만 공식 회의록을 작성하든 비공식 메모를 작성하든 논의 내용을 문서화하는 데에는 문제가 있습니다. 팀원이 무언가를 적기 위해 잠시 멈추면 더 이상 회의에 적극적으로 참여하고 있지 않다는 뜻이 됩니다. 즉, 같은 말을 반복하는 데 더 많은 시간을 소비하고 대화에서 얻을 수 있는 가치는 줄어들 가능성이 높습니다.

덕분에 자동 회의 녹음 및 녹음그러나 팀원 중 누구도 다시 메모를 작성해야하는 필요성 때문에주의를 산만하게 할 필요가 없습니다. 대신 참석자들은보다 적극적으로 집중하고 참여할 수 있으므로 프로젝트 회의를 훨씬 더 가치 있고 효과적으로 만들 수 있습니다. 

4. 신속하게 새로운 기여자 확보

프로젝트 팀은 종종 확장되며, 새로운 기여자가 빠르게 적응할 수 있도록 하는 것은 프로젝트 관리자의 몫입니다. 프로젝트 회의를 녹화해 두면 프로젝트 목표와 현재까지 진행 상황을 브리핑할 때 시간을 절약할 수 있습니다. 이를 통해 학생들이 스스로 시청할 수 있는 비디오의 모든 세부 정보에 대한 액세스를 제공하면서 학생들이 필요한 높은 수준의 정보를 전달하는 데 집중할 수 있습니다. 

5. 회의실 외부에서 협업 지원

종종 회의에서 새로운 정보를 직관에 반하는 방식으로 공개하면 더 많은 작업을 수행 할 수 있습니다. 누군가가 새롭고 귀중한 지식을 가지고 있다는 사실을 알게되면 그 사람이 서면 문서 작성, 교육 세션 예약 또는 반복적 인 일대일 다운로드 회의 개최에 대한 요청을 무시할 때까지 오래 걸리지 않을 것입니다. 

초기 회의를 녹화해 두면 주제별 전문가와 시간을 더 들이지 않고도 다른 사람들과 지식을 즉시 공유할 수 있습니다. 심층 교육이 필요한 경우 프레젠테이션을 빠르게 녹화하고 내부적으로 비디오를 공유할 수 있는 도구가 있으면 나중에 다른 팀원들이 해당 지식을 온디맨드 방식으로 사용할 수 있습니다.

프로젝트 회의를 녹화하면 직원들이 필요에 따라 참조 할 수있는 자세한 정보로 가득 찬 귀중한 리소스를 얻을 수 있으며 별도의 노력없이 그렇게 할 수 있습니다. 

이미 회의 도구가 있습니다.

무엇이 더 낫습니까? 이러한 기록을 만드는 데 필요한 도구는 이미 거의 확실합니다. 

화상 회의 시스템을 사용하여 팀원 한 명 이상과 연결하고 있나요? WebEx, Zoom, Skype와 같은 도구에는 이미 녹화 옵션이 있습니다. 또는 모든 사람이 같은 회의실에 모일 수 있는 경우, 현재 많은 회의실에 카메라가 설치되어 있어 다른 화상 회의를 원활하게 진행할 수 있습니다. 그렇지 않더라도 팀원들이 휴대하는 노트북과 스마트폰에 웹캠이 내장되어 있다면 안전하게 사용할 수 있습니다. 

할리우드 수준의 제작비는 필요하지 않으며, 공유 중인 모든 정보를 캡처하기만 하면 됩니다. 기존의 녹화 옵션만으로도 충분하므로 '녹화'를 클릭하고 평소처럼 회의를 진행하기만 하면 됩니다.

이는 회의 중과 회의가 끝난 후에도 팀을 참여시키고 집중을 유지하며 궁극적으로 협업을 개선하는 가장 쉽고 현명한 방법입니다.

프로젝트 관리 회의를 위한 필수 비디오 도구

입사교육 웹캠이나 화상 회의 소프트웨어로 회의를 녹화하면 유용한 회의 비디오를 빠르고 쉽게 만들 수 있습니다. 일부 프로젝트와 조직에서는 해당 파일만 있으면 충분합니다. 하지만 회의를 녹화한 후에는 해당 시스템에서 지원할 수 있는 것보다 더 많은 작업을 하고 싶을 때가 많습니다. 

** 비디오 플랫폼 Panopto는 Zoom, Webex Meetings, Microsoft Teams, GoToMeeting 및 BlueJeans와 같은 화상 회의 솔루션을 완벽하게 보완합니다. Panopto는 모든 회의 기록을 중앙의 안전한 비디오 라이브러리는 모든 장치에서 재생할 수 있도록 비디오를 트랜스 코딩하고, 검색을 위해 비디오에 나오는 모든 말을 색인화하고 전체 회의의 전체 내용을 생성합니다.

Panopto는 또한 유연한 다중 카메라 비디오 녹화 및 비디오 편집 누구나 사용할 수있는 도구 — "녹화"를 누르기 만하면됩니다. 프로젝트 관리자에게 상세한 HD 비디오 프레젠테이션을 신속하게 녹화하는 기능은 다음과 같은 생산성 이점을 제공 할 수 있습니다.

• 회의가 끝난 후 자세한 "다음 단계"이메일을 작성하는 시간을 줄이십시오. 회의록을 정리하거나 메모 페이지를 해독하는 데 시간을 소비하지 마십시오. 회의 녹화 링크를 이메일에 붙여넣고 작업 항목을 팀에 포함하기 만하면됩니다. 
• 비디오로 더 쉬운 문서화. 모든 세부 사항을 전달하기 위해 문서 서식을 지정하고 스크린 샷에 붙여 넣는 데 몇 시간을 소비합니다. 지원 슬라이드와 화면 안내가 포함 된 동영상을 녹화하지 않으시겠습니까? Panopto를 사용하면 동일한 정보로 공식 문서를 작성하는 것보다 훨씬 적은 시간에 모든 세부 사항을 보여주는 멀티 카메라 프레젠테이션을 캡처 할 수 있습니다.
• 플립드 미팅으로 협업과 의사 결정에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 회의는 일을 처리하는 곳이지만, 처음 20분 동안 참석자들이 이미 볼 수 있는 정보를 발표하는 데 시간을 허비해서는 안 됩니다. 프레젠테이션을 미리 녹화하여 전송하면 팀 전체가 회의 내내 협업하고 문제를 해결할 수 있습니다.
• 바쁜 이해 관계자를 위해 매력적인 프로젝트 업데이트를 제공합니다. 영향력있는 이해 관계자들과 얼굴을 맞대고 만날 필요가없는 경우, 랩톱에서 바로 녹화하는 전문적인 HD 비디오 프레젠테이션으로 회의 사이에 이들의 참여를 유지하고 최신 상태로 유지할 수 있습니다.

화상 회의 시스템과 비디오 플랫폼을 결합하면 회의 녹화를 조직에 전략적으로 유용한 자산으로 전환하는 데 도움이되는 간단하지만 강력한 솔루션을 제공 할 수 있습니다.