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회의를 녹화하는 가장 좋은 방법

2013년 10월 15일

미국에서만 매일 3,600만~5,600만 건의 비즈니스 회의가 열리고, 직원들은 평균적으로 매달 62회의 회의에 참석합니다. 하지만 안타깝게도 이러한 회의에서 교환되는 귀중한 정보의 대부분은 잠시 후 손실됩니다. 그렇다면 회의를 녹화하는 가장 좋은 방법은 무엇일까요?

통계에 따르면, 회의가 끝난지 한 시간 후, 참석자들은 회의 내용 중 오로지 44%만 기억하게 되며, 6일이 지나면 이 비율은 25%로 떨어집니다.

즉 시간이 갈수록 정보는 빠르게 잊혀집니다. 이와 같이 회의 도중 오간 정보를 잊지 않기 위하여, 우리는 각자 회의 내용을 메모하여 나중에 참고하게 됩니다. 그리고 이러한 회의록들은 혼자 보기도 하고 참석자들에게 전달되기도 합니다

그러나 정보 관리 전략 측면에서 보면 필기를 통한 회의 내용 기록은 그다지 효율적이지 않습니다. 왜냐하면, 대부분의 경우 회의 내용 중 일부만 기록되거나, 칠판에 그려진 도안과 영상 등 필기로 기록할 수 없는 부분은 담기지 못하기 때문입니다.

회의를 녹화하는 가장 좋은 방법

물론 수필 노트로도 회의 내용을 기록할 수는 있습니다.

그러나 메모장보다 자세하고 간편하며 효율적으로 회의를 더욱 자세히 기록하기 위한 더 나은 방법이 있습니다. 예컨대, 이미 많은 사람들이 스마트폰에 설치한 녹음기 앱이나 보이스 레코더로 회의 내용을 기록하고 있습니다.

물론 보이스 레코더가 필기 노트보다 더 자세히 회의 내용을 기록하고는 있지만, 음성 데이터만 기록하는 한계점 때문에 여전히 아쉬운 면이 있습니다. 특히, 원하는 특정 부분만 찾아서 듣기가 어렵기 때문입니다. 특정 부분을 찾기 위해서는 전체 녹음물을 앞뒤로 넘겨가며 원하는 지점을 찾아야 합니다. 만약, 이게 안 되면 처음부터 다시 듣는 수밖에 없습니다.

그러면 회의에서 논의된 모든 내용을 담는 더 좋은 방법은 없을까요?

이제 회의 전체를 동영상으로 녹화하세요.

10개의 비즈니스가 모든 미팅을 기록해야 합니다.

전자책 받기

Zoom, GoTomeeting, Blue Jeans, 기업용 Skype 같은 최신 솔루션들은 대부분 음성, 화면 및 스크린 공유 데이터를 녹화하는 기능을 갖추고 있습니다.

또한 회의 녹화가 가능한 화상회의에 모두가 참석할 경우에도 AV 기자재를 활용하면 회의를 녹화할 수 있습니다.

어느 경우에나 녹화 버튼을 누른 다음 일반적인 회의처럼 진행하면 된다는 점은 같습니다. 그 중 파놉토는 회의를 녹화할 수 있는 가장 간단한 소프트웨어 입니다.

회의 영상녹화의 장점

회의는 본래 디테일한 세부사항을 논의하는 장소입니다. 우리는 회의를 통해 새 아이디어를 검토하고, 미세하게 조절하고, 결정을 내립니다. 그러나 회의가 동영상으로 녹화되지 못했을 때, 실무자들은 해당 회의에서 결정되었지만 잊혀진 정보들을 찾아내기 위해 회의록을 뒤지며 시간과 노력을 허비합니다.

그렇기 때문에 점점 더 많은 기업이 대규모 회의 캡처를 도입하고 있습니다, 모든 화상 회의 녹화 조직 내에서 일어나는 일입니다. 이는 여러 가지 이유로 탄력을 받고 있는 새로운 생산성 및 협업 전략입니다:

회의 세부사항 보존. 회의에서 논의된 안건과 결정사항과 더불어 화면에 공유된 모든 정보가 저장됩니다. 누가 어떤 의견을 냈고 어떤 시각 자료가 참고되었는지 빠짐없이 확인할 수 있습니다.
집중도와 참여율 증가. 회의가 녹화된다면, 참석자들은 회의록을 작성하는데 집중하지 않아도 됩니다. 또한, 회의 소집자는 오직 컴퓨터 스크린에 눈길이 쏠리지 않도록 참여자의 주의를 완전히 집중시킬 수 있습니다.
유연한 스케줄. 아마도 회의 참석자들이 한 곳에 모이는 것은 프로젝트를 진행하는 과정에서 가장 힘든 과제일 것입니다. 회의가 녹화되어 보존된다면, 참석하지 못한 경우에도 회의에서 논의된 내용을 확인하고 의견을 낼 수 있습니다. 이로써 프로젝트 진행이 매끄러워집니다.
신규자의 빠른 적응. 이미 진행중인 프로젝트에 멤버가 신규 충원될 경우. 기존 회의 동영상을 돌려보며 프로젝트 추진 현황을 빠르게 확인하고 업무에 투입할 준비를 마칠 수 있습니다. 회의에 참석했던 멤버가 별도로 시간을 내어 신규 멤버를 안내하는 것보다 훨씬 효과적입니다.
회의실 밖의 헙업 강화. 회의에 참석했던 전문가들이 별도로 시간과 노력을 들여 회의록을 작성 공유하지 않아도, 동영상을 돌려보며 회의에서 논의된 정보를 실시간으로 공유할 수 있습니다.
프로젝트 성과 개선. 어떤 결정이 왜 내려졌는지, 어떤 내용으로부터 배울 수 있는지를 확인하고 차기 프로젝트 단계에 적용할 수 있는 통찰을 얻을 수 있습니다.

이러한 모든 변화는 회의를 녹화해야 가능합니다.

회의를 녹화하는 것 만으로도 상기와 같은 변화를 얻을 수 있을까요? 물론 그렇지 않습니다. 위와 같은 변화는 회의 녹화 동영상 안에 들어 있는 정보들을 손쉽게 찾고, 시청하고, 공유할 수 있어야 가능합니다.

화상 회의 시스템에는 다음과 같이 계속 증가하는 회의 녹화 및 기타 비디오 기반 정보 자산 라이브러리를 만들고 관리할 수 있는 솔루션이 포함되어 있지 않습니다. 회의 영상, 재직자 훈련 동영상 및 기업 커뮤니케이션 동영상 등을 라이브러리로 구축하고 관리하는 기능이 없습니다.

하지만 이러한 문제점에 대한 해결책이 있습니다. 화상회의 솔루션에 동영상 CMS[video content management system]를 통합 구축하시면 됩니다.

파놉토[Panopto]같은 동영상 CMS를 화상회의 솔루션과 함께 사용하면, 보안이 철저하고 검색이 가능한 동영상 포털 (자사를 위한 기업용 유튜브)를 재직자들은 이를 활용하여 생산성을 극대화할 수 있습니다. 자세한 기능은 다음과 같습니다.

보안을 유지하며 동영상을 저장하고 공유: 녹화된 동영상은 보안이 유지되며 휴대폰으로도 이용할 수 있는 라이브러리에 무제한 저장됩니다.
간편한 시청 권한 관리: 관리자들은 공유 가능 여부, 콘텐츠 보유 정책, 접근 권한 등을 간편하게 관리할 수 있습니다.
자막 및 검색 지원: 모든 동영상의 음성 및 화면에 표시된 내용을 자동으로 인덱싱 처리하여 동영상 내부에 담긴 내용까지 검색할 수 있게 합니다.
동영상 편집: 주제와 무관한 분량을 삭제하고 보충 설명과 퀴즈를 추가하여 , 녹화된 영상을 좀 더 공적인 정보 자산으로 만들 수 있습니다.
시청자 참여율 이해: 동영상 조회수를 확인하여 어떤 동영상이 인기있는지 알 수 있으며, 통계 데이터를 추출하여 다른 시스템에서도 참고할 수 있습니다.

그렇다면 회의를 녹화하는 가장 좋은 방법은 무엇인가요?

이미 사용중인 도구는 그대로 활용하시고, 파놉토 [Panopto]같은 동영상 CMS를 통합 구축하세요. 더 알고 싶으십니까? 아래 링크를 클릭하시면 파놉토 [Panopto]의 화상회의 통합 기능 및 클라우드 기반의 화상회의 녹화 기술을 참고하실 수 있습니다.

Panopto를 사용하여 기업에 대한 회의 캡처 활성화

파놉토 기업용 비디오 플랫폼 미팅, 교육 및 프리젠테이션을 기록한 다음 나중에 검색, 검색 및 다시 사용할 수 있도록 주문형 비디오 콘텐츠를 보관할 수 있습니다. 파놉토가 행동하는 것을 보고 싶나요? 무료로 사용해 보세요.